Einleitung: Sind Sie ein organisatorisches Allround-Talent, das aus den unterschiedlichsten Projekten Energie zieht, Initiative ergreift und wirklich gerne Dinge voranbringt? Möchten Sie, dass Ihre erste große Aufgabe darin besteht, Ometas 25-jähriges Jubiläum im Jahr 2027 bekannt zu machen und gleichzeitig unsere internen Abläufe weiter zu professionalisieren? Ometa sucht eine(n) Backoffice- & Projektkoordinator(in), der/die für die Dauer von sechs Monaten mit Verlängerungsmöglichkeit die Verantwortung für einen breiten Mix von Projekten im Bereich Veranstaltungsorganisation, CRM, Backoffice, Digitalisierung, Kommunikation und Bürobetrieb übernimmt. Sie sind positiv eingestellt, teamfähig, pragmatisch und digital neugierig. Sie warten nicht darauf, dass Ihnen jeder Schritt erklärt wird, sondern erkennen, was zu tun ist, denken mit und packen an.
Ometa wurde 2001 mit einer klaren Vision gegründet: Informationen effizient zu verwalten und zu strukturieren, um die Abläufe von Unternehmen und Organisationen zu optimieren. Durch intelligente Integrationen verbinden wir bestehende Geschäftsanwendungen und bringen Daten, Prozesse und Benutzer im richtigen Kontext zusammen. Unsere Kunden sind große Organisationen in Belgien und im Ausland. Wir arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen, einem hohen Maß an Autonomie und einem Team, in dem die Menschen Verantwortung übernehmen und sich gegenseitig unterstützen.
Als Backoffice- & Project Coordinator übernehmen Sie eine vielseitige, befristete Rolle mit dem Schwerpunkt auf Organisieren, Ausführen und Optimieren. Ihr erstes großes Projekt ist die Vorbereitung von Ometas 25-jährigem Jubiläum im Jahr 2027. Dies ist bewusst weit mehr als eine interne Mitarbeiterfeier: Wir möchten Mitarbeitende, ehemalige Mitarbeitende, Kundinnen und Kunden, Interessenten, Partner und Familien in die Ometa-Geschichte einbinden. Sie helfen dabei, unsere Historie, Menschen, Projekte und Meilensteine zu kartieren und diese gemeinsam mit dem Team in einen starken Jubiläumsmoment zu übersetzen, der auch unsere Zukunftsvision sichtbar macht. Darüber hinaus leiten oder unterstützen Sie verschiedene interne Verbesserungsprojekte: von der Aktualisierung von CRM- und Kontaktdaten und der Erneuerung unseres Backoffice über eine mögliche Migration in eine neue Buchhaltungsumgebung, die Digitalisierung administrativer Prozesse bis hin zur intelligentere Organisation wiederkehrender Arbeiten. Sie kombinieren Projektkoordination mit tatkräftiger Unterstützung bei Inhalten, Texten, Übersetzungen, Präsentationen, Angeboten und dem täglichen Bürobetrieb. Dabei nutzen Sie KI und Automatisierung ganz selbstverständlich als praktische Werkzeuge, um schneller, klüger und effizienter zu arbeiten.
- Bereiten Sie das Jubiläumsevents im Jahr 2027 von A bis Z vor und koordinieren Sie es.
- Kunden, Interessenten, Partner, Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und andere Stakeholder abbilden und kontaktieren.
- Helfen Sie mit, 25 Jahre Ometa zu rekonstruieren, indem Sie Schlüsselprojekte, Kunden, Mitarbeiter, Partner, Meilensteine und Geschichten sammeln und strukturieren.
- Erstellung und Pflege von Gast- und Kontaktdatenbanken, Einladungen, Registrierungen und Kommunikation.
- Koordinieren Sie Veranstaltungsort, Catering, Lieferanten, Logistik, Programm, praktische Arrangements, Budgets und Fristen.
- Tragen Sie Ideen bei, wie Ometas Vision von Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft durch Content und digitale Kanäle sichtbar gemacht werden kann.
- Übernehmen Sie die praktische Koordination und Unterstützung während der Veranstaltung selbst.
- CRM- und Kontaktdaten aktualisieren, strukturieren und optimieren.
- Unterstützung der weiteren Erneuerung von CRM- und internen Backoffice-Prozessen.
- Hilfe bei der Vorbereitung und – wo angebracht – Übernahme der Projektverantwortung für die Migration von der aktuellen Buchhaltungsumgebung zu einer moderneren Lösung wie Odoo oder einer vergleichbaren Plattform.
- Analysieren Sie bestehende administrative und papierbasierte Arbeitsabläufe und helfen Sie dabei, diese in einfache digitale Prozesse zu überführen.
- Identifizieren Sie wiederkehrende administrative Aufgaben und schlagen Sie Möglichkeiten vor, diese intelligenter zu organisieren oder zu automatisieren.
- Führen Sie einfache Aktualisierungen an unserer WordPress-Website durch.
- Texte vorbereiten und bearbeiten, Übersetzungen unterstützen sowie bei der Entwicklung von Präsentationen und Angeboten helfen.
- Kurze Videos und andere digitale Inhalte veröffentlichen und einfache Bearbeitungsaufgaben durchführen.
- Tragen Sie Ideen bei, wie Ometa, unsere Projekte und das 25-jährige Jubiläum von Ometa digital sichtbarer gemacht werden können.
- Setzen Sie KI-Werkzeuge auf praktische Weise ein, um Informationen schneller zu verarbeiten, die Kommunikation vorzubereiten und repetitive Aufgaben effizienter zu erledigen.
- Fungieren Sie als einer der Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Lieferanten und Besucher im Büro.
- Besucher willkommen heißen, Telefongespräche annehmen, Lieferungen entgegennehmen und dazu beitragen, einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.
- Übernehmen Sie bei Bedarf eine Vielzahl von Backoffice- und operativen Aufgaben.
- Sie verfügen idealerweise über einen Bachelor- oder Masterabschluss und bringen relevante Erfahrung im Support, Backoffice, in der Projektkoordination, im Office Management oder in einer ähnlichen Position mit.
- Sie haben Erfahrung in der selbstständigen Organisation und Nachbereitung von Projekten und behalten auch bei der Steuerung mehrerer paralleler Aufgaben einen klaren Überblick.
- Sie ergreifen Initiative, arbeiten selbstständig und übernehmen gerne Verantwortung und Eigenverantwortung.
- Du bist ein echter Macher: Du siehst, was getan werden muss, findest Lösungen und packst die Dinge an.
- Sie sind positiv, energiegeladen und kooperativ und kommunizieren leicht mit ganz unterschiedlichen Menschen.
- Sie haben ein starkes Interesse an digitalen Werkzeugen und fühlen sich bei einer Vielzahl von Aufgaben und neuen Systemen sicher.
- Du hast ein Gespür für digitale Inhalte; Erfahrung mit WordPress, einfachen Video-Editing- oder Content-Tools ist von Vorteil.
- Sie stehen Künstlicher Intelligenz offen gegenüber und nutzen digitale Werkzeuge gerne als praktischen Assistenten. Sie müssen kein KI-Spezialist oder Programmierer sein, aber Sie sind neugierig, experimentierfreudig und denken ganz natürlich über Automatisierung und Effizienzsteigerungen nach.
- Sie kommunizieren fließend auf Niederländisch und Englisch und fühlen sich in einem dynamischen und unternehmerischen KMU-Umfeld wohl.
- Dies ist zunächst ein befristeter Sechsmonatsvertrag mit der Möglichkeit einer Verlängerung.
- Sowohl eine Vollzeitbeschäftigung als auch eine 4/5-Stelle können besprochen werden.
- Diese Rolle ist bewusst stark büroorientiert und in Wommelgem angesiedelt. Da Sie als Ansprechpartner für Kollegen, Kunden und Lieferanten fungieren werden, ist strukturelles Remote-Arbeiten für diese Position weniger geeignet.
- Eine äußerst abwechslungsreiche Rolle mit sichtbarem Einfluss auf mehrere Projekte bei Ometa.
- Die Gelegenheit, Ometas 25. Jubiläum zu Ihrem ersten großen Projekt zu machen: 25 Jahre Geschichte auf die Landkarte zu bringen und gleichzeitig beim Schreiben des nächsten Kapitels mitzuwirken.
- Ein hohes Maß an Autonomie, Verantwortung und Freiraum, eigene Verbesserungen und Ideen einzubringen.
- Die Möglichkeit, an konkreten Digitalisierungs-, CRM-, Backoffice-, KI- und Automatisierungsprojekten mitzuwirken.
- Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit mit dem Team und dem Management.
- Leistungsbezogene Vergütung entsprechend Ihrer Erfahrung und Ihrem Arbeitszeitmodell.
Sind Sie der/die Backoffice- & Projektkoordinator/in, den/die wir suchen, und schöpfen Sie Energie aus dem Organisieren, Verbessern, Kommunizieren und Voranbringen von Dingen? Senden Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben an anke.aerts@ometa.net.
