Introduction : Êtes-vous un professionnel polyvalent qui trouve de l’énergie dans une grande variété de projets, prend l’initiative et aime vraiment faire avancer les choses ? Vous aimeriez que votre première mission importante soit d’aider à faire connaître le 25e anniversaire d’Ometa en 2027, tout en développant davantage nos activités internes ? Ometa recherche un Coordonnateur Backoffice et Projets qui, pendant une période de six mois avec possibilité de prolongation, prendra en charge un large éventail de projets liés à l’organisation d’événements, au CRM, au back-office, à la digitalisation, à la communication et aux opérations de bureau. Vous êtes positif, collaboratif, pratique et curieux des technologies numériques. Vous n’attendez pas que chaque étape soit expliquée, mais vous voyez ce qui doit être fait, réfléchissez et entrez en action.
Ometa a été fondée en 2001 avec une vision claire : gérer et structurer efficacement l’information afin d’optimiser les opérations des entreprises et des organisations. Grâce à des intégrations intelligentes, nous connectons les applications métier existantes et réunissons les données, les processus et les utilisateurs dans le contexte approprié. Nos clients sont des grandes organisations en Belgique et à l’étranger. Nous privilégions des lignes de décision courtes, un haut degré d’autonomie et une équipe où les membres prennent en charge leurs responsabilités et s’appuient mutuellement.
En tant que Coordonnatrice Backoffice & Projets, vous occuperez un poste polyvalent et temporaire axé sur l’organisation, la mise en œuvre et l’amélioration. Votre premier projet majeur sera la préparation du 25e anniversaire d’Ometa en 2027. Ce n’est pas une simple fête interne : nous voulons impliquer les employés, les anciens employés, les clients, les prospects, les partenaires et les familles dans l’histoire d’Ometa. Vous aiderez à cartographier notre histoire, nos personnes, nos projets et nos étapes clés et, en collaboration avec l’équipe, à les traduire en un moment fort de l’anniversaire qui rend également visible notre vision pour l’avenir. De plus, vous dirigerez ou soutiendrez divers projets d’amélioration internes : de la mise à jour des données CRM et des contacts à la renouvellement de notre back office, en passant par une éventuelle migration vers un nouveau cadre comptable, la numérisation des processus administratifs et une organisation plus intelligente du travail récurrent. Vous combinerez la coordination de projets avec un soutien pratique en matière de contenu, de textes, de traductions, de présentations, de citations et d’activités administratives courantes. Vous utiliserez naturellement l’IA et l’automatisation comme outils pratiques pour travailler plus rapidement, plus intelligemment et plus efficacement.
- Préparer et coordonner l’événement commémoratif en 2027 de A à Z.
- Mettre en relation les clients, les prospects, les partenaires, les employés, les anciens employés et les autres parties prenantes.
- Aide à reconstruire 25 années d’histoire d’Ometa en collectant et structurant les projets clés, les clients, les employés, les partenaires, les faits marquants et les histoires.
- Créer et mettre à jour les bases de données des invités et des contacts, ainsi que les invitations, les inscriptions et les communications.
- Coordonner l’organisation du lieu, le service de restauration, les fournisseurs, la logistique, le programme, les aménagements pratiques, les budgets et les délais.
- Contribuer à l’élaboration de propositions visant à rendre visible l’avenir, le présent et l’histoire d’Ometa à travers le contenu et les canaux numériques.
- Fournissez une coordination et un soutien pratiques pendant l’événement lui-même.
- Mettre à jour, structurer et améliorer les données de CRM et de contact.
- Appuyer la poursuite du renouvellement des systèmes CRM et des processus internes d’appui à la gestion.
- Aidez à préparer et, le cas échéant, à prendre en charge la migration de l’environnement comptable actuel vers une solution plus moderne, comme Odoo ou une plateforme comparable.
- Analyser les flux de travail administratifs et papier-monnaie existants et les aider à les transformer en processus numériques simples.
- Identifiez les tâches administratives récurrentes et proposez des moyens d’organiser ou d’automatiser ces tâches de manière plus intelligente.
- Effectuez des mises à jour simples sur notre site web WordPress.
- Préparer et modifier des textes, assurer la traduction, et contribuer à la création de présentations et de citations.
- Publiez des vidéos courtes et d'autres contenus numériques et effectuez des tâches de simple édition.
- Contribuez avec vos idées pour rendre Ometa, nos projets et le 25e anniversaire d’Ometa plus visibles en ligne.
- Utilisez les outils d’IA de manière pratique pour traiter plus rapidement les informations, préparer les communications et réaliser plus efficacement les tâches répétitives.
- Agissez en tant que point de contact pour les collègues, les clients, les fournisseurs et les visiteurs du bureau.
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, recevoir les livraisons et contribuer à assurer un fonctionnement quotidien efficace du bureau.
- Intervienne sur une large gamme de tâches de back-office et opérationnelles à tout moment où cela s'impose.
- Vous devez idéalement être titulaire d’un diplôme de Bachelor ou de Master et avoir une expérience pertinente dans un rôle de support, de back-office, de coordination de projets, de gestion d’un bureau ou dans un rôle similaire.
- Vous avez l’expérience de la gestion indépendante de projets et de leur suivi, et vous pouvez maintenir un contrôle précis même lorsque vous devez gérer plusieurs tâches parallèles.
- Vous adoptez une attitude proactive, travaillez de manière indépendante et vous êtes à l’aise à assumer vos responsabilités et votre responsabilité.
- Vous êtes quelqu’un qui fait des choses concrètement : vous voyez ce qui doit être fait, trouvez des solutions et mettez les choses en œuvre.
- Vous êtes positif, énergique et collaboratif et vous communiquez facilement avec des personnes de très différents horizons.
- Vous avez un fort intérêt pour les outils numériques et vous êtes à l'aise avec une grande variété de tâches et de nouveaux systèmes.
- Vous avez une bonne intuition en matière de contenu numérique ; une expérience avec WordPress, une maîtrise de l’édition vidéo ou des outils de création de contenu serait un atout.
- Vous êtes ouvert à l’IA et appréciez l’utilisation d’outils numériques comme assistants pratiques. Vous n’êtes pas obligé d’être spécialiste de l’IA ou programmeur, mais vous êtes curieux, prêt à expérimenter et pensez naturellement à l’automatisation et à l’amélioration de l’efficacité.
- Vous parlez couramment le néerlandais et l’anglais et vous vous sentez à l’aise dans un environnement dynamique et entrepreneurial d’une PME.
- C’est d’abord un contrat de six mois temporaire, avec la possibilité d’une extension.
- Le travail à temps plein ou un horaire de 4/5 heures peuvent tous deux être discutés.
- Ce rôle est délibérément fortement orienté vers le bureau et est basé à Wommelgem. Comme vous serez le point de contact pour les collègues, les clients et les fournisseurs, le travail à distance structurel n’est pas très adapté à cette position.
- Un rôle très varié avec un impact visible sur plusieurs projets au sein d’Ometa.
- L’opportunité de faire de l’anniversaire de Ometa votre première mission majeure : mettre à l’honneur 25 ans d’histoire tout en contribuant à écrire le prochain chapitre.
- Un haut degré d’autonomie, de responsabilité et de liberté pour introduire vos propres améliorations et idées.
- L’opportunité de contribuer à des projets de numérisation concrète, de CRM, de back-office, d’IA et d’automatisation.
- Un environnement de travail dynamique avec des délais de décision courts et une collaboration directe avec l’équipe et la direction.
- Une rémunération compétitive alignée sur votre expérience et votre calendrier de travail.
Êtes-vous le Backoffice & Project Coordinator que nous recherchons, et avez-vous le goût de l’organisation, de l’amélioration, de la communication et de l’aide à faire avancer les choses ? Envoyez votre CV et un court texte motivant à anke.aerts@ometa.net.
