Ben jij een organisatorische duizendpoot die energie krijgt van uiteenlopende projecten, zelf initiatief neemt en graag dingen écht vooruit krijgt? Wil je als eerste grote opdracht mee 25 jaar Ometa in 2027 op de kaart zetten én tegelijk onze interne werking verder professionaliseren? Ometa zoekt een Backoffice & Project Coördinator die gedurende zes maanden, mogelijk verlengbaar, ownership neemt over een brede mix van projecten rond eventorganisatie, CRM, backoffice, digitalisering, communicatie en kantoorwerking. Je bent positief, verbindend, praktisch ingesteld en digitaal nieuwsgierig. Je wacht niet tot elke stap wordt uitgelegd, maar ziet wat er moet gebeuren, denkt mee en gaat ermee aan de slag.
Ometa werd opgericht in 2001 met een duidelijke visie: informatie efficiënt beheren en structureren om de operaties van bedrijven en organisaties te optimaliseren. Via intelligente integraties verbinden we bestaande bedrijfsapplicaties en brengen we data, processen en gebruikers samen in de juiste context. Onze klanten zijn grote organisaties in binnen- en buitenland. We werken met korte beslissingslijnen, veel autonomie en een team waarin mensen verantwoordelijkheid opnemen en elkaar ondersteunen.
Als Backoffice & Project Coördinator krijg je een veelzijdige, tijdelijke rol waarin organiseren, uitvoeren en verbeteren centraal staan. Je eerste grote project is de voorbereiding van 25 jaar Ometa in 2027. Dat wordt bewust veel meer dan een intern personeelsfeest: we willen medewerkers, voormalige medewerkers, klanten, prospects, partners en families meenemen in het verhaal van Ometa. Je helpt onze geschiedenis, mensen, projecten en mijlpalen opnieuw in kaart te brengen en vertaalt die samen met het team naar een sterk jubileummoment dat ook onze visie op de toekomst zichtbaar maakt. Daarnaast trek of ondersteun je verschillende interne verbeterprojecten: van het actualiseren van CRM- en contactgegevens en de vernieuwing van onze backoffice tot de mogelijke overstap naar een nieuwe boekhoudomgeving, het digitaliseren van administratieve processen en het slimmer organiseren van terugkerend werk. Je combineert projectcoördinatie met hands-on ondersteuning bij content, teksten, vertalingen, presentaties, offertes en de dagelijkse kantoorwerking. AI en automatisering gebruik je daarbij vanzelfsprekend als praktische hulpmiddelen om sneller, slimmer en efficiënter te werken.
- Voorbereiden en coördineren van het jubileumevent in 2027 van A tot Z.
- Klanten, prospects, partners, medewerkers, voormalige medewerkers en andere betrokkenen opnieuw in kaart brengen en contacteren.
- Mee reconstrueren van 25 jaar Ometa: belangrijke projecten, klanten, medewerkers, partners, mijlpalen en verhalen verzamelen en structureren.
- Opbouwen en actualiseren van gasten- en contactendatabases, uitnodigingen, registraties en communicatie.
- Coördineren van locatie, catering, leveranciers, logistiek, programma, praktische afspraken, budgetten en deadlines.
- Mee nadenken over hoe we het verleden, het heden en de toekomstvisie van Ometa inhoudelijk en digitaal zichtbaar maken.
- Het event praktisch mee begeleiden en ondersteunen op de dag zelf.
- Actualiseren, structureren en verbeteren van CRM- en contactgegevens.
- Ondersteunen bij de verdere vernieuwing van CRM en interne backofficeprocessen.
- Mee voorbereiden en eventueel projectmatig trekken van de overstap van de huidige boekhoudomgeving naar een modernere oplossing, bijvoorbeeld Odoo of een vergelijkbaar platform.
- Bestaande administratieve en papieren werkwijzen analyseren en mee omzetten naar eenvoudige digitale processen.
- Terugkerende administratieve taken herkennen en voorstellen doen om ze slimmer te organiseren of te automatiseren.
- Eenvoudige updates uitvoeren aan onze WordPress-website.
- Teksten voorbereiden en aanpassen, vertalingen ondersteunen en presentaties en offertes mee uitwerken.
- Korte video’s en andere digitale content publiceren en eenvoudige montage- of editwerkzaamheden uitvoeren.
- Mee nadenken over hoe Ometa, onze projecten en 25 jaar Ometa digitaal zichtbaar worden gemaakt.
- AI-tools praktisch inzetten om informatie sneller te verwerken, communicatie voor te bereiden en repetitieve werkzaamheden efficiënter uit te voeren.
- Mee het aanspreekpunt zijn voor collega’s, klanten, leveranciers en bezoekers op kantoor.
- Bezoekers ontvangen, telefoons aannemen, zendingen opvolgen en mee zorgen voor een vlotte dagelijkse kantoorwerking.
- Inspringen op uiteenlopende backoffice- en operationele taken wanneer dat nodig is.
- Je beschikt bij voorkeur over een bachelor- of masterdiploma en hebt relevante ervaring in een ondersteunende, backoffice-, projectcoördinatie-, office management- of vergelijkbare functie.
- Je hebt ervaring met het zelfstandig organiseren en opvolgen van projecten en bewaart ook bij verschillende parallelle taken het overzicht.
- Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en durft verantwoordelijkheid en ownership op te nemen.
- Je bent een hands-on doener: je ziet wat er moet gebeuren, zoekt oplossingen en krijgt zaken gerealiseerd.
- Je bent positief, energiek en verbindend en communiceert vlot met heel verschillende mensen.
- Je hebt een sterke digitale interesse en schrikt niet van heel uiteenlopende taken of nieuwe systemen.
- Je hebt feeling met digitale content; ervaring met WordPress, eenvoudige video-editing of contenttools is een plus.
- Je staat open voor AI en gebruikt digitale hulpmiddelen graag als praktische assistent. Je hoeft geen AI-specialist of programmeur te zijn, maar je bent nieuwsgierig, experimenteert en denkt spontaan na over automatisering en efficiëntiewinst.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels en voelt je thuis in een dynamische en ondernemende KMO-omgeving.
- Dit is in eerste instantie een tijdelijk contract van zes maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
- Een voltijdse tewerkstelling, of een 4/5-regime is eveneens bespreekbaar.
- De functie is bewust sterk kantoorgericht in Wommelgem. Omdat je mee een aanspreekpunt bent voor collega’s, klanten en leveranciers, past structureel thuiswerk minder bij deze rol.
- Een bijzonder gevarieerde rol met zichtbare impact op meerdere projecten binnen Ometa.
- De kans om als eerste grote opdracht 25 jaar Ometa mee vorm te geven: 25 jaar geschiedenis op de kaart zetten en tegelijk mee bouwen aan het volgende hoofdstuk.
- Veel autonomie, verantwoordelijkheid en ruimte om zelf verbeteringen en ideeën aan te brengen.
- De mogelijkheid om mee te werken aan concrete digitaliserings-, CRM-, backoffice-, AI- en automatiseringsprojecten.
- Een dynamische werkomgeving met korte beslissingslijnen en directe samenwerking met het team en management.
- Een marktconforme verloning, afgestemd op jouw ervaring en tewerkstellingsregime.
Ben jij de Backoffice & Project Coördinator die we zoeken en krijg je energie van organiseren, verbeteren, communiceren en dingen vooruit helpen? Stuur dan je cv en een korte motivatie naar anke.aerts@ometa.net.
