Wie is WML?
Waterleiding Maatschappij Limburg (WML) levert drinkwater aan meer dan 500.000 huishoudens en 15.000 bedrijven in de provincie Limburg. Het Ometa-framework stelt het drinkwaterbedrijf in staat zijn ERP-systeem te koppelen aan SharePoint Online. Het resultaat: gestroomlijnd documentbeheer en een hogere efficiëntie.
Terwijl alle WML-kerngegevens over klanten, leveranciers, projecten en medewerkers al jaren netjes gestructureerd in SAP, het ERP-systeem van het Limburgse drinkwaterbedrijf, stonden de bijbehorende documenten her en der verspreid op lokale bestandsservers, individuele harde schijven en de mailboxen van medewerkers.
Kader als USP
Projectmanager Aart Nap: "Mensen e-mailden documenten naar elkaar en sloegen ze ergens lokaal op om ze te bewerken en later weer door te sturen. Dit bleef gebeuren tot we 19 versies van sommige bestanden hadden. Als gevolg daarvan duurde het lang om de meest recente versie van een document op te sporen. Om nog maar te zwijgen van het risico op fouten."
Er moesten verbeteringen worden aangebracht om het systeem te stroomlijnen en bij te werken. Daarom ging WML drie jaar geleden op zoek naar een partner om een documentbeheersysteem te implementeren. Omdat de organisatie binnen het Microsoft-portfolio wilde blijven, werd gekozen voor SharePoint in een Office365-omgeving. Aart Nap: "Tussen de voorstellen van de verschillende SharePoint-implementeerders sprong het concept van Ometa er direct uit. Zij waren de enigen die ons een geïntegreerde oplossing boden voor ons informatiebeheer in de vorm van een framework tussen SharePoint Online en SAP."
Automatisch bestanden maken
De hele kantooromgeving van WML is nu overgeschakeld op het Ometa-Framework. De volgende fase van de uitrol betreft de buitendienst. Kay Nauman, Functional Application Specialist Microsoft & Office365, vertelt ons meer: "SharePoint Online is ons enige toegangspunt om documenten en bijbehorende ERP-gegevens in realtime te bekijken en te bewerken. Het hele systeem draait in de cloud, wat betekent dat medewerkers altijd en overal kunnen werken, zonder omslachtige inlogprocedures of lokale bestandsopslag."
Maar er is meer: het Ometa-framework maakt automatisch bestanden aan op basis van de structuren in het ERP-systeem. Kay Nauman: "Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe medewerker begint te werken, wordt er een personeelsdossier aangemaakt zodra de gegevens van de nieuwkomer zijn ingevoerd in SAP. Hetzelfde geldt voor klanten, leveranciers, projecten, enz.: specifieke acties in de ERP-omgeving triggeren het aanmaken van bestanden in SharePoint. Wat een medewerker wel of niet te zien krijgt, hangt af van zijn of haar rol in de organisatie."
Een boost voor productiviteit
De nieuwe manier van werken begint al vruchten af te werpen nu medewerkers minder tijd kwijt zijn met het zoeken, bewerken en delen van bestanden. Bovendien zijn ze er 100% zeker van dat ze in de juiste versie van een bestand werken, wat de kwaliteit van de informatie ten goede komt. Aart Nap: "Uit onderzoek van Gartner blijkt dat een medewerker gemiddeld een uur per week besteedt aan het zoeken naar documenten. Als we die tijd kunnen halveren, hebben we voor WML op organisatieniveau een ongelofelijke tijdsbesparing gerealiseerd.
"Kay Nauman: "Hoewel de verschillende afdelingen nog moeten wennen aan de Ometa oplossing, zal deze binnen afzienbare tijd leiden tot een betere onderlinge samenwerking en een hogere productiviteit. Kortom, dankzij deze oplossing kunnen we echt het digitale tijdperk betreden."
