Wie is Smurfit Kappa?
Smurfit Kappa is wereldleider in op papier gebaseerde verpakkingsoplossingen, zoals golfkartonverpakkingen, displays en de ingenieuze 'bag in box'-oplossing. De Ierse multinational is actief in 35 landen, heeft wereldwijd zo'n 46.000 mensen in dienst en heeft een omzet van 8,9 miljard euro. In de Benelux lanceerde het bedrijf 'Customer Connect', een ambitieus automatiseringsproject. Het ontsluiten van het ERP-systeem was een cruciaal aspect van het project, dat zij aan Ometa toevertrouwden.
Het Smurfit Kappa 'Customer Connect' project werd in de Benelux gelanceerd door Arno Voets, Controller bij Smurfit Kappa MNL: "Ons doel is om klanten onze werkmaatschappijen niet langer als afzonderlijke entiteiten te laten zien, maar als onderdeel van een geheel: Eén Smurfit Kappa. Om dit te bereiken willen we meer doen dan alleen de beste producten leveren: we voorzien onze klanten ook van geconsolideerde gegevens."
Geen voorraadoverzicht
Het project bestaat uit twee fasen. De eerste fase richtte zich op het ERP-systeem: "Een van de problemen was dat een klant een order alleen kon volgen via de klantenzone van de werkmaatschappij waarbij hij een order had geplaatst. Het systeem had niet de capaciteit om te zien of dezelfde klant orders had geplaatst bij meerdere werkmaatschappijen. Met andere woorden: er was geen overkoepelend real-time overzicht."
"Een extra uitdaging was dat we, om een compleet beeld te krijgen, gegevens nodig hadden uit legacysystemen, die per werkmaatschappij verschillen", vervolgt Arno. "Sommige werkmaatschappijen werken bijvoorbeeld met een Corrugated Business Information System (COBIS), andere niet. Dit leidt ertoe dat gegevens vaak in verschillende formaten worden gepresenteerd."
Gekozen voor flexibiliteit
Arno moest daarom op zoek naar een softwarepartner. "Ook al had ik van verschillende gegadigden voorstellen gekregen, Ometa stak er met kop en schouders bovenuit. Ik twijfelde niet aan hun expertise: een paar jaar eerder had ik op een evenement al een van hun presentaties over systeemintegratie bijgewoond. Hun flexibiliteit is hun belangrijkste bezit. Veel softwarebedrijven hebben de neiging om een complex nieuw systeem te bouwen dat alleen zij kennen, waardoor je als klant niet meer in staat bent om het te bedienen of aan te passen. Ometa daarentegen stelde een oplossing voor waarmee we ons bestaande ERP-systeem konden behouden."
Ron Jongeneelen, Bedrijfsanalist op Smurfit Kappa Vandra was ook nauw betrokken bij het project. Ron: "Voordat we aan het technische aspect begonnen, hebben we eerst een enquête gehouden onder onze klanten in de Benelux. We vroegen hen ons precies te vertellen welke informatie en gebruikerservaring ze wilden vinden op ons nieuwe klantenplatform."
En daar kwam Ometa om de hoek kijken. Ron: "In wezen plaatste Ometa een framework bovenop het bestaande ERP-systeem. Een 'extra laag' als het ware. Het verschil is enorm: dankzij deze integratie hoeven klanten maar één keer in te loggen om een realtime overzicht te krijgen van al hun lopende orders, ongeacht het bedrijf. Met deze extra laag is het mogelijk om gegevens uit verschillende systemen te consolideren en terug te schrijven naar het bronsysteem. Daarnaast worden bedrijven automatisch gekoppeld aan een groep of moederbedrijf en anticiperen we op vragen van klanten over hun voorraad. Ze hoeven bijvoorbeeld geen contact meer op te nemen met onze interne verkoopdienst."
Ometa aan de leiding
Bij een transformatie als deze is het belangrijk om elke stap systematisch aan te pakken en te communiceren. Arno: "Wat ik erg waardeerde is dat Ometa de leiding nam in dit project. We hadden en hebben nog steeds een vruchtbare en nauwe relatie met hun team. Ze hebben verschillende info- en trainingssessies en zijn onmiskenbare experts in het duidelijk overbrengen van technische zaken."
Proefproject met potentieel
Het nieuwe systeem draait sinds begin 2019. Arno: "Ongeveer 150 klanten met COBIS als legacy-systeem maken nu gebruik van de nieuwe portal. Het plan is nu om dit uit te rollen naar de overige klanten, maar ook naar werkmaatschappijen die andere legacy systemen gebruiken. Het wereldwijde potentieel: 370 werkmaatschappijen en 60.000 klanten."
"Na een succesvolle test zijn we erg gemotiveerd voor de tweede fase," voegt Arno toe. "In die fase willen we onderzoeken hoe we onze klanten een bestelservice op maat kunnen bieden, afhankelijk van hun bestelvolume. Voor klanten die periodiek bestellen, werken we bijvoorbeeld aan software die zelfstandig bestellingen uit e-mails of sms-berichten kan halen. We hebben nu al een win-win: dankzij het framework besparen onze medewerkers tijd terwijl onze klanten nu overzicht en meer gemak hebben. En daar gaat het ons om: samen werken aan het succes van onze klanten."
