Wie is Pidpa?
Pidpa is een producent en leverancier van zuiver drinkbaar water binnen de provincie Antwerpen, met oog voor duurzaamheid. Hiervoor hebben ze 11 waterproductiecentra, 59 watertorens en 27 boosterstations. Dit alles samen goed voor 175 miljoen liter water per dag.
- Ongeveer 700 werknemers
- Levert ongeveer 500.000 klanten of 1,2 miljoen inwoners drinkwater in de Belgische provincie Antwerpen
- Uitgebreide rioleringsactiviteit
- Pijpleiding van ongeveer 12.700 km
- IT-serviceondersteuning van 30 werknemers
Integraties bij Pidpa
Om elke dag water uit de kranen van 1,2 miljoen mensen te laten stromen, is veel infrastructuur nodig. Het dagelijks beheer van deze infrastructuur vereist daarom samenwerking tussen gemeenten, aannemers, adviesbureaus, enz. Alle informatie over hun projecten en activiteiten is te vinden in hun ERP-systeem SAP S/4 HANA. Het toegankelijk maken van deze gegevens voor onze partners bleek echter een grote uitdaging.
We merkten dat er behoefte was aan meer integraties, maar aan de andere kant merkten we dat die integraties erg arbeidsintensief waren omdat er veel codering bij kwam kijken. Samenwerken via mailbox is immers niet meer van deze tijd.
We waren op zoek naar een moderne manier om de gegevensstromen tussen alle partijen efficiënt met elkaar te verbinden. Ometa liet zien hoe hun digitale samenwerkingsportalen hebben geleid tot enorme efficiëntiewinst bij andere waterbedrijven. Dankzij het Ometa Framework is het effectief coderen verschoven naar het configureren van de integraties. Dit heeft als grote voordeel dat je tijd bespaart en verschillende zaken kunt standaardiseren.
"Communicatie met al onze belanghebbenden en de digitalisering van alle meters in ons winningsgebied waren grote uitdagingen voor ons. Dit is een project dat zal zorgen voor een zeer grote uitrol tot 2030", zegt Stefan Meys, Directeur Financiën, ICT & Inkoop.
SAP S/4 HANA
Concreet heeft Ometa ervoor gezorgd dat de juiste informatie op het juiste moment en in een veilige context bij de juiste partijen terechtkomt. Het ERP-systeem staat hierbij steeds centraal. Onze klanten kunnen bijvoorbeeld via de website de tarieven raadplegen, deze verschillen per gemeente en worden automatisch bijgewerkt vanuit ons SAP-systeem.
Tijdens het productieproces hebben werknemers toegang tot een digitale werkplek waar relevante informatie uit verschillende bronnen zoals het SAP-systeem te zien is en ze kunnen ook meteen de nodige aanpassingen doen.
We hebben hetzelfde concept uitgerold voor de samenwerking met externe aannemers. Via zo'n digitale werkplek krijgen zij toegang tot bijvoorbeeld werkorders uit het SAP-systeem, zodat ze die kunnen verwerken en alle relevante documenten kunnen raadplegen. Er is dus één duidelijk communicatiekanaal.
Een stabiel doe-het-zelf-integratieprogramma
Als het gaat om technische keuzes, streeft Pidpa er altijd naar om stabiele beslissingen te nemen voor een oplossing op de lange termijn. Daarom vindt de IT-afdeling het erg belangrijk om weloverwogen keuzes te maken. Hierbij speelt het klein kunnen beginnen om te kijken of de verwachtingen ook daadwerkelijk uitkomen een belangrijke rol. Tijdens het experimenteren met een nieuwe technologie is het voor Pidpa ook belangrijk om nauw contact te hebben met de technologieleverancier. Het gaat immers niet alleen om wat de software kan, maar ook om hoe de relatie met de leverancier is. Zo is Pidpa gestart met een proeflicentie. Ook op het gebied van investering was het belangrijk om klein te beginnen en dan te groeien. Op deze manier kon het management systematisch worden overtuigd.
Pidpa streeft ernaar om 80% zelfstandig te realiseren met het Ometa Framework. Hierdoor hebben ze keuzevrijheid en kunnen ze snel en flexibel dingen veranderen. Voor complexe vraagstukken kunnen ze natuurlijk vertrouwen op de ondersteuning en expertise van Ometa. Dankzij het Ometa Framework heeft Pidpa een stabiele oplossing gevonden die voldoet aan hun behoeften. Ze vonden een eenvoudige manier om te integreren met SAP, eDOCS en AD. Ometa biedt ook verschillende andere integratiemogelijkheden dankzij de ingebouwde OData service. Dit biedt hen een uniforme werkwijze, wat een groot voordeel is.
Bovendien is de tool eenvoudig te gebruiken omdat het slechts een kwestie van configuratie is. Als gevolg hiervan is voor sommige oplossingen de ontwikkelingstijd teruggebracht van weken naar dagen. Eindelijk heeft Pidpa nu een tool die ze zelfstandig kunnen beheren en gebruiken. Dit geeft ze veel vrijheid en flexibiliteit om hun portalen en oplossingen te veranderen of aan te passen.
Verbeterde interne communicatie
Met ongeveer 700 werknemers heeft Pidpa de constante behoefte om de communicatie te optimaliseren. Zo heeft het waterbedrijf een paar jaar geleden het intranet veel dynamischer gemaakt en ervoor gezorgd dat de kwaliteit en snelheid van de informatie werd verhoogd. Aanvankelijk was er een enorme hoeveelheid e-mailverkeer binnen de organisatie, waaronder e-mails naar grote groepen mensen. Daarom besloot Pidpa om nieuwsberichten en interne informatie zoals noodberichten en aankondigingen beschikbaar te stellen via een geïntegreerd intranet. Via het nieuwe intranet kunnen werknemers vakantieaanvragen en ziekmeldingen doen en deze acties worden onmiddellijk doorgestuurd naar de collega's van HR.
Dankzij de directe integratie met SAP is het mogelijk geworden om allerlei verzoeken op een efficiënte manier op te volgen en worden verschillende acties nu op een uniforme manier beheerd. Het intranet is toegankelijk voor alle werknemers. Voor de werknemers die altijd onderweg zijn, is het intranet beschikbaar gemaakt op tablets. Dit laatste voorbeeld hangt nauw samen met het feit dat Pidpa een divers personeelsbestand heeft. Dit betekent dat er medewerkers zijn die zeer bekend zijn met SAP, maar tegelijkertijd zijn er ook veel medewerkers die geen ervaring hebben met het systeem. Voor deze laatste groep betekent het geïntegreerde intranet dat zij via gebruiksvriendelijke SharePoint portalen realtime informatie kunnen ontvangen uit - en kunnen terugschrijven naar - SAP.
Een zeer treffend voorbeeld is de registratie van afwijkingen in SAP. Afwijkingen kunnen worden gezien als defecten of storingen (bijvoorbeeld aan een riolering). Voorheen kwam het vaak voor dat medewerkers geen toegang tot en/of kennis van SAP hadden. Hierdoor was een handmatige gegevensoverdracht noodzakelijk met als bijkomend nadeel dat de gegevens niet altijd up-to-date waren. Dit is opgelost doordat medewerkers nu via eenvoudige webformulieren afwijkingen in SAP kunnen registreren en bijwerken.
Toekomstvisie
Nadat Pidpa de overstap naar SAP S/4 HANA heeft gemaakt, bekijken ze ook welke andere systemen ze naar de cloud willen brengen. Tom Van Eysendeyk, Manager Applicaties Klant & Front End: "We merken dat de focus steeds meer op cloud transitie komt te liggen. Deze cloud transitie kan zeker ondersteund worden door het Ometa Framework. Ometa heeft bij andere klanten aangetoond dat het platform klaar is voor deze strategische verschuiving."
