Inleiding
Het Digitaal Sociaal Dossier (DSD) startte in 2016 als een co-creatieproject met verschillende Belgische gemeenten, waaronder Mechelen, Koksijde, Hasselt, Genk, Turnhout en Brasschaat. Sindsdien is het DSD uitgegroeid tot een model van samenwerking en digitale transformatie binnen de overheid. Met al meer dan 50.000 sociale dossiers aangemaakt in verschillende gemeenten in de provincies Antwerpen en Limburg, heeft het DSD geleid tot een echte transformatie van traditionele papierstromen naar een realtime, digitaal verbonden webportaal.
Digitale evolutie
De overgang van traditionele papieren dossiers naar een digitale versie versnelt met de beschikbaarheid van het DSD op Office 365 (O365). Aangezien de meeste overheidsinstellingen O365 al hebben geïmplementeerd, volgt het DSD deze logische evolutie. Het biedt een digitale werkruimte die volledig geïntegreerd is met de bestaande infrastructuur en processen van gemeenten.
Toegankelijkheid op afstand
Met het DSD op O365 zijn sociale dossiers in realtime beschikbaar vanaf elk apparaat, met een adaptieve weergave voor mobiele apparaten. Omdat werken op afstand de norm wordt en werknemers altijd toegang moeten hebben tot accurate informatie, garandeert het DSD toegang tot gegevens wanneer dat nodig is. Deze flexibiliteit maakt efficiënt werken mogelijk, ongeacht de locatie van de werknemer.
Verbeterde functies
De mogelijkheden van het DSD zijn in deze versie verder uitgebreid met functies die het voor gebruikers nog eenvoudiger maken om hun dossiers te beheren. Deze nieuwe functionaliteiten omvatten:
- Drag-and-drop functionaliteit voor meerdere documenten, met automatische opening van het taggingscherm.
- Archiveringsfunctie om documenten naar een archiefpagina te verplaatsen.
- Aparte inspectiemodule gebruikt door overheidsinstanties POD-MI en VDAB.
- Toegang voor leden van de commissie sociale diensten tot documenten met een specifieke tag.
Geautomatiseerde integratie
Het Ometa Framework zorgt voor de automatische aanmaak van dossiers in O365 wanneer dossiers worden toegevoegd of gewijzigd in de back-officeapplicatie. Voor grote hoeveelheden papier is ook integratie met Arco scanning beschikbaar, waardoor gescande documenten via een QR-code naar het juiste dossier en de relevante sectie worden gestuurd. Dit minimaliseert handmatige inspanningen en voorkomt fouten in de documentverwerking.
Gestructureerde documentatie
Alle documenten zijn nu georganiseerd volgens een gestandaardiseerde set metadata. Deze aanpak zorgt ervoor dat elk document een consistente structuur volgt, wat de efficiëntie van het terugvinden van gegevens aanzienlijk verbetert. Door een uniform metadatakader toe te passen, wordt elk document op een voorspelbare manier gecategoriseerd en getagd, waardoor het voor gebruikers eenvoudig wordt om informatie snel te vinden en te openen. Deze systematische organisatie vermindert ambiguïteit en verbetert het gegevensbeheer op alle afdelingen, waardoor sneller en nauwkeuriger kan worden gezocht en workflows worden gestroomlijnd.
Een onmisbaar hulpmiddel voor digitale operaties
Het DSD op O365 is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor de overgang naar digitale activiteiten binnen overheidsinstellingen. De integratie met O365 maakt een naadloze afhandeling van digitale dossiers mogelijk, waardoor processen efficiënter en transparanter worden. Bovendien blijft het DSD innoveren, zoals de integratie met het Vlaams Digitaal Archief, om gebruikers maximaal te ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Realtime gegevenstoegangsbeheer
Met de DSD-oplossing kunnen zowel maatschappelijk werkers als externe gebruikers, zoals inspecteurs van de federale overheid en raadsleden, eenvoudig en in realtime toegang krijgen tot de dossiers van verschillende cliënten. Alle gegevens komen uit het back-office systeem, zoals Neptunus of Sierra 2.0, dat door Cipal Schaubroeck wordt beheerd. Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt in dit back-office systeem, wordt het Ometa Framework getriggerd om automatisch een digitaal sociaal dossier aan te maken in O365 volgens een sjabloon.
Toekomstige ontwikkelingen en stappenplan
Het DSD zal zijn functionaliteit en integratiemogelijkheden blijven uitbreiden. Aanvankelijk was het alleen beschikbaar op lokale SharePoint on-premises omgevingen, maar nu wordt O365 volledig ondersteund. Papieren dossiers zullen toegankelijk zijn vanaf elk apparaat, gemakkelijk deelbaar en automatisch gestructureerd - het creëren van de nieuwe digitale werkplek voor elke stad die "slim" wil zijn.
Bovendien wordt de routekaart van het project bepaald door de steden zelf. Ze hebben de mogelijkheid om nieuwe ideeën voor te stellen, die vervolgens worden beoordeeld en besproken door de stuurgroep.
Geïnteresseerd?
Als u meer informatie wilt over de werking van het DSD, aarzel dan niet om contact op te nemen met Isabelle Dehond via Isabelle.Dehond@Cipalschaubroeck.be..
