Wer ist WML?
Waterleiding Maatschappij Limburg (WML) liefert Trinkwasser an mehr als 500.000 Haushalte und 15.000 Unternehmen in der Provinz Limburg. Das Ometa-Framework ermöglicht es dem Trinkwasserunternehmen, sein ERP-System mit SharePoint Online zu verbinden. Das Ergebnis: ein rationalisiertes Dokumentenmanagement und eine höhere Effizienz.
Während alle WML-Schlüsseldaten über Kunden, Lieferanten, Projekte und Mitarbeiter seit Jahren sauber strukturiert in SAP, dem ERP-System des Limburger Trinkwasserkonzerns, abgelegt waren, lagen die zugehörigen Dokumente verstreut auf lokalen Dateiservern, einzelnen Festplatten und den Mailboxen der Mitarbeiter.
Framework als USP
Projektleiter Aart Nap: "Die Leute schickten sich gegenseitig Dokumente per E-Mail und speicherten sie irgendwo lokal, um sie zu bearbeiten und später wieder weiterzuleiten. Das ging so lange, bis wir bei einigen Dateien auf 19 Versionen kamen. Das hatte zur Folge, dass es sehr lange dauerte, die letzte Version eines Dokuments aufzuspüren. Ganz zu schweigen von der Gefahr von Fehlern.
Es mussten Verbesserungen vorgenommen werden, um das System zu rationalisieren und zu aktualisieren. Deshalb begann WML vor drei Jahren mit der Suche nach einem Partner für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems. Da das Unternehmen innerhalb des Microsoft-Portfolios bleiben wollte, fiel die Wahl auf SharePoint in einer Office365-Umgebung. Aart Nap: "Unter den Vorschlägen der verschiedenen SharePoint-Implementierer stach das Konzept von Ometa sofort hervor. Sie waren die Einzigen, die uns eine integrierte Lösung für unser Informationsmanagement in Form eines Frameworks zwischen SharePoint Online und SAP anbieten konnten."
Automatische Dateierstellung
Die gesamte Büroumgebung von WML ist nun auf das Ometa-Framework umgestellt worden. Die nächste Phase der Umstellung betrifft die Mitarbeiter im Außendienst. Kay Nauman, Functional Application Specialist Microsoft & Office365, erzählt uns mehr: "SharePoint Online ist unser einziger Zugangspunkt, um Dokumente und zugehörige ERP-Daten in Echtzeit einzusehen und zu bearbeiten. Das gesamte System läuft in der Cloud, was bedeutet, dass die Mitarbeiter jederzeit und überall arbeiten können, ohne dass umständliche Anmeldeverfahren oder lokale Dateispeicherung erforderlich sind."
Es gibt aber mehr: Das Ometa-Framework legt die Akten automatisch auf Basis der Strukturen im ERP-System an. Kay Nauman: "Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter seinen Dienst antritt, wird eine Personalakte angelegt, sobald die Daten des Neuankömmlings in SAP eingegeben sind. Dasselbe gilt für Kunden, Lieferanten, Projekte usw.: Bestimmte Aktionen in der ERP-Umgebung lösen die Erstellung von Dateien in SharePoint aus. Was ein Mitarbeiter zu sehen bekommt oder nicht, hängt von seiner Rolle im Unternehmen ab."
Ein Schub für die Produktivität
Die neue Arbeitsmethode hat sich bereits bezahlt gemacht, da die Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Suchen, Bearbeiten und Freigeben von Dateien verschwenden. Außerdem sind sie 100% sicher, dass sie mit der richtigen Version einer Datei arbeiten, was die Qualität der Informationen verbessert. Aart Nap: "Untersuchungen von Gartner zeigen, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt eine Stunde pro Woche mit der Suche nach Dokumenten verbringt. Wenn wir diese Zeit halbieren können, haben wir eine unglaubliche Zeitersparnis für WML auf organisatorischer Ebene erreicht.
"Kay Nauman: "Auch wenn die verschiedenen Abteilungen noch dabei sind, sich an die Ometa-Lösung zu gewöhnen, wird sie in absehbarer Zeit zu einer besseren gegenseitigen Zusammenarbeit und einer höheren Produktivität führen. Kurzum, dank dieser Lösung können wir wirklich in das digitale Zeitalter eintreten."
