Einführung
Das Digitale Sozialdossier (DSD) begann 2016 als gemeinsames Projekt mit mehreren belgischen Gemeinden, darunter Mechelen, Koksijde, Hasselt, Genk, Turnhout und Brasschaat. Seitdem hat sich das DSD zu einem Modell für die Zusammenarbeit und den digitalen Wandel in öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Mit über 50.000 Sozialdossiers, die bereits in verschiedenen Gemeinden in den Provinzen Antwerpen und Limburg erstellt wurden, hat das DSD zu einem echten Wandel von traditionellen Papierflüssen hin zu einem digital verbundenen Echtzeit-Webportal geführt.
Digitale Entwicklung
Mit der Verfügbarkeit des DSD auf Office 365 (O365) beschleunigt sich der Übergang von traditionellen Papierakten zu einer digitalen Version. Da die meisten öffentlichen Verwaltungen Office 365 bereits eingeführt haben, folgt das DSD dieser logischen Entwicklung. Es bietet einen digitalen Arbeitsbereich, der vollständig in die bestehende Infrastruktur und die Prozesse der Kommunen integriert ist.
Fernzugänglichkeit
Mit DSD auf O365 sind soziale Dossiers in Echtzeit von jedem Gerät aus verfügbar, mit einer adaptiven Anzeige für mobile Geräte. Da Fernarbeit zur Norm wird und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf genaue Informationen benötigen, garantiert DSD den Datenzugriff, wann immer er benötigt wird. Diese Flexibilität ermöglicht ein effizientes Arbeiten unabhängig vom Standort des Mitarbeiters.
Verbesserte Funktionen
Die Möglichkeiten des DSD wurden in dieser Version um Funktionen erweitert, die es den Nutzern noch einfacher machen, ihre Dossiers zu verwalten. Zu diesen neuen Funktionalitäten gehören:
- Drag-and-Drop-Funktionalität für mehrere Dokumente, mit automatischer Öffnung des Markierungsbildschirms.
- Archivierungsfunktion zum Verschieben von Dokumenten in eine Archivseite.
- Separates Inspektionsmodul, das von den staatlichen Behörden POD-MI und VDAB verwendet wird.
- Zugang für Mitglieder des Ausschusses für soziale Dienste zu Dokumenten mit einer bestimmten Kennzeichnung.
Automatisierte Integration
Das Ometa-Framework sorgt für die automatische Erstellung von Dossiers in O365, wenn Dossiers in der Backoffice-Anwendung hinzugefügt oder geändert werden. Für große Papiermengen ist auch eine Integration mit Arco-Scanning verfügbar, so dass gescannte Dokumente über einen QR-Code an das richtige Dossier und die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden können. Dies minimiert den manuellen Aufwand und verhindert Fehler bei der Dokumentenbearbeitung.
Strukturierte Dokumentation
Alle Dokumente sind nun nach einem standardisierten Metadatensatz organisiert. Dieser Ansatz stellt sicher, dass jedes Dokument einer einheitlichen Struktur folgt, was die Effizienz der Datenabfrage erheblich steigert. Durch die Anwendung eines einheitlichen Metadatenrahmens wird jedes Dokument auf vorhersehbare Weise kategorisiert und gekennzeichnet, was es den Benutzern erleichtert, Informationen schnell zu finden und abzurufen. Diese systematische Organisation reduziert Unklarheiten und verbessert die Datenverwaltung in allen Abteilungen, was eine schnellere und genauere Suche ermöglicht und die Arbeitsabläufe rationalisiert.
Ein unverzichtbares Werkzeug für ditigitale Vorgänge
Das DSD auf O365 ist zu einem unverzichtbaren Instrument für den Übergang zu digitalen Abläufen in öffentlichen Verwaltungen geworden. Die Integration mit O365 ermöglicht die nahtlose Bearbeitung digitaler Dossiers und macht die Prozesse effizienter und transparenter. Darüber hinaus setzt das DSD weiterhin auf Innovationen, wie z. B. die Integration mit dem Flämischen Digitalen Archiv, um den Nutzern bei ihrer täglichen Arbeit maximale Unterstützung zu bieten.
Datenzugriffsmanagement in Echtzeit
Die DSD-Lösung ermöglicht sowohl Sozialarbeitern als auch externen Nutzern, wie z. B. Inspektoren der Bundesregierung und Ratsmitgliedern, den einfachen Zugriff auf die Dossiers der verschiedenen Klienten in Echtzeit. Alle Daten stammen aus dem von Cipal Schaubroeck verwalteten Back-Office-System, wie Neptunus oder Sierra 2.0. Wenn ein neues Dossier in diesem Back-Office-System erstellt wird, wird das Ometa-Framework ausgelöst, um automatisch ein digitales soziales Dossier in Office 365 gemäß einer Vorlage zu erstellen.
Zukünftige Entwicklungen & Roadmap
Das DSD wird seine Funktionalität und Integrationsmöglichkeiten weiter ausbauen. Ursprünglich nur in lokalen SharePoint-Umgebungen verfügbar, unterstützt es nun Office 365 vollständig. Papierdossiers werden von jedem Gerät aus zugänglich sein, leicht geteilt werden können und automatisch strukturiert werden - so entsteht der neue digitale Arbeitsplatz für jede Stadt, die "smart" sein will.
Außerdem wird der Fahrplan des Projekts von den Städten selbst festgelegt. Sie haben die Möglichkeit, neue Ideen vorzuschlagen, die dann vom Lenkungsausschuss geprüft und diskutiert werden.
Interessiert?
Wenn Sie weitere Informationen über die Funktionsweise des DSD wünschen, wenden Sie sich bitte an Isabelle Dehond unter Isabelle.Dehond@Cipalschaubroeck.be.
