Qui est le WML ?
Waterleiding Maatschappij Limburg (WML) fournit de l'eau potable à plus de 500 000 ménages et 15 000 entreprises dans la province du Limbourg. Le cadre Ometa permet à la compagnie d'eau potable de relier son système ERP à SharePoint Online. Résultat : une gestion simplifiée des documents et une efficacité accrue.
Alors que toutes les données clés du WML concernant les clients, les fournisseurs, les projets et les employés étaient soigneusement structurées dans SAP, le système ERP de la société d'eau potable du Limbourg, depuis de nombreuses années, les documents associés étaient dispersés ici et là sur des serveurs de fichiers locaux, des disques durs individuels et les boîtes aux lettres électroniques des employés.
Le cadre comme atout majeur
Chef de projet Aart Nap: "Les gens s'envoyaient des documents par courrier électronique et les stockaient localement à des fins d'édition et pour les renvoyer plus tard. Cela s'est poursuivi jusqu'à ce que nous ayons 19 versions de certains fichiers. Par conséquent, il fallait beaucoup de temps pour retrouver la version la plus récente d'un document. Sans parler du risque d'erreur".
Des améliorations devaient être apportées pour rationaliser et mettre à jour le système. C'est pourquoi, il y a trois ans, WML a commencé à chercher un partenaire pour mettre en œuvre un système de gestion des documents. Comme l'organisation souhaitait rester dans le portefeuille Microsoft, l'option choisie était SharePoint dans un environnement Office365. Aart Nap : "Parmi les propositions soumises par les différents implémenteurs de SharePoint, le concept d'Ometa s'est immédiatement distingué. Ils étaient les seuls à nous fournir une solution intégrée pour notre gestion de l'information sous la forme d'un cadre entre SharePoint Online et SAP."
Création automatique de fichiers
L'ensemble de l'environnement de bureau du WML est maintenant passé au cadre Ometa. La prochaine phase du déploiement concernera le personnel de terrain. Kay Nauman, Functional Application Specialist Microsoft & Office365, nous en dit plus : "SharePoint Online est notre seul point d'accès pour consulter et modifier les documents et les données ERP associées en temps réel. L'ensemble du système fonctionne dans le nuage, ce qui signifie que les employés peuvent travailler n'importe quand et n'importe où, sans avoir à recourir à des procédures de connexion fastidieuses ou à un stockage local des fichiers."
Mais ce n'est pas tout : le cadre Ometa crée automatiquement des dossiers sur la base des structures du système ERP. Kay Nauman : "Lorsqu'un nouvel employé commence à travailler, par exemple, un dossier personnel est créé dès que les données du nouveau venu sont introduites dans SAP. Même chose pour les clients, les fournisseurs, les projets, etc. : des actions spécifiques dans l'environnement ERP déclenchent la création de fichiers dans SharePoint. Ce qu'un employé peut ou ne peut pas voir dépend de son rôle dans l'organisation".
Un coup de pouce à la productivité
La nouvelle méthode de travail a déjà commencé à porter ses fruits, car les employés perdent moins de temps à rechercher, à modifier et à partager des fichiers. De plus, ils sont 100% sûrs de travailler sur la bonne version d'un fichier, ce qui améliore la qualité de l'information. Aart Nap : "Une étude de Gartner montre qu'un employé passe en moyenne une heure par semaine à chercher des documents. Si nous parvenons à réduire ce temps de moitié, nous aurons réalisé un gain de temps incroyable pour WML au niveau de l'organisation.
"Kay Nauman : "Même si les différents départements sont encore en train de s'habituer à la solution Ometa, celle-ci permettra dans un avenir proche d'améliorer la coopération mutuelle et d'augmenter la productivité. En bref, c'est grâce à cette solution que nous pouvons réellement entrer dans l'ère numérique.
