Introduction
Le dossier social numérique (DSD) a débuté en 2016 en tant que projet de cocréation avec plusieurs municipalités belges, notamment Malines, Koksijde, Hasselt, Genk, Turnhout et Brasschaat. Depuis, le DSD a évolué pour devenir un modèle de collaboration et de transformation numérique au sein des administrations publiques. Avec plus de 50 000 dossiers sociaux déjà créés dans diverses municipalités des provinces d'Anvers et du Limbourg, le DSD a conduit à une véritable transformation des flux papier traditionnels vers un portail web en temps réel, connecté numériquement.
L'évolution numérique
La transition des dossiers papier traditionnels vers une version numérique s'accélère avec la disponibilité du DSD sur Office 365 (O365). La plupart des administrations publiques ayant déjà adopté Office 365, le DSD suit cette évolution logique. Il fournit un espace de travail numérique entièrement intégré à l'infrastructure et aux processus existants des municipalités.
Accessibilité à distance
Avec DSD sur O365, les dossiers sociaux sont disponibles en temps réel depuis n'importe quel appareil, avec un affichage adaptatif pour les appareils mobiles. Alors que le travail à distance devient la norme et que les employés ont besoin d'accéder à des informations précises à tout moment, DSD garantit l'accès aux données à tout moment. Cette flexibilité permet de travailler efficacement quel que soit l'endroit où se trouve l'employé.
Caractéristiques améliorées
Les capacités du DSD ont été étendues dans cette version avec des fonctionnalités qui facilitent encore plus la gestion des dossiers par les utilisateurs. Ces nouvelles fonctionnalités sont les suivantes
- Fonctionnalité de glisser-déposer pour plusieurs documents, avec ouverture automatique de l'écran de marquage.
- Fonction d'archivage pour déplacer des documents vers une page d'archive.
- Module d'inspection séparé utilisé par les agences gouvernementales POD-MI et VDAB.
- Accès des membres du comité des services sociaux aux documents portant une étiquette spécifique.
Intégration automatisée
Le cadre Ometa garantit la création automatique de dossiers dans O365 lorsque des dossiers sont ajoutés ou modifiés dans l'application de back-office. Pour les grands volumes de papier, l'intégration avec Arco scanning est également disponible, permettant aux documents scannés d'être livrés au bon dossier et à la bonne section par le biais d'un code QR. Cela permet de minimiser les efforts manuels et d'éviter les erreurs dans le traitement des documents.
Documentation structurée
Tous les documents sont désormais organisés selon un ensemble de métadonnées normalisées. Cette approche garantit que chaque document suit une structure cohérente, ce qui améliore considérablement l'efficacité de la recherche de données. En appliquant un cadre de métadonnées uniforme, chaque document est classé et étiqueté de manière prévisible, ce qui permet aux utilisateurs de localiser et d'accéder rapidement à l'information. Cette organisation systématique réduit l'ambiguïté et améliore la gestion des données dans tous les départements, facilitant des recherches plus rapides et plus précises et rationalisant les flux de travail.
Un outil indispensable pour les opérations numériques
Le DSD sur O365 est devenu un outil indispensable pour la transition vers des opérations numériques au sein des administrations publiques. L'intégration avec O365 permet de traiter les dossiers numériques de manière transparente, ce qui rend les processus plus efficaces et plus transparents. En outre, le DSD continue d'innover, comme l'intégration avec les Archives numériques flamandes, afin de fournir un soutien maximal aux utilisateurs dans leur travail quotidien.
Gestion de l'accès aux données en temps réel
La solution DSD permet aux travailleurs sociaux et aux utilisateurs externes, tels que les inspecteurs du gouvernement fédéral et les membres du conseil, d'accéder facilement et en temps réel aux dossiers des différents clients. Toutes les données proviennent du système de back-office, tel que Neptunus ou Sierra 2.0, géré par Cipal Schaubroeck. Lorsqu'un nouveau dossier est créé dans ce système de back-office, le cadre Ometa est déclenché pour créer automatiquement un dossier social numérique dans Office 365 selon un modèle.
Développements futurs et feuille de route
Le DSD continuera d'étendre ses fonctionnalités et ses capacités d'intégration. Initialement disponible uniquement dans les environnements locaux SharePoint sur site, il est désormais entièrement compatible avec Office 365. Les dossiers papier seront accessibles à partir de n'importe quel appareil, facilement partageables et automatiquement structurés - créant ainsi le nouveau lieu de travail numérique pour toute ville qui veut être "intelligente".
En outre, la feuille de route du projet est établie par les villes elles-mêmes. Elles ont la possibilité de proposer de nouvelles idées, qui seront ensuite examinées et discutées par le comité de pilotage.
Intéressé(e) ?
Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur le fonctionnement du DSD, n'hésitez pas à contacter Isabelle Dehond à l'adresse suivante Isabelle.Dehond@Cipalschaubroeck.be.
